Auteur
Annick Leblanc
Spécialiste Google Workspace
Oubliez les coûts liés aux applications de signature électronique tierces! Google Workspace offre désormais cette fonctionnalité sans frais additionnels pour les détenteurs des licences Business Standard et Plus, Enterprise Starter, Standard et Plus, Enterprise Essentials et Enterprise Essentials Plus, et Education Plus.
Source: https://workspace.google.com/intl/fr_ca/resources/esignature/
Pourquoi adopter la signature électronique?
Un outil de signature électronique (ou e-signature) est un logiciel qui permet de signer des documents numériquement. Il remplace la signature manuscrite traditionnelle et offre de nombreux avantages en termes de rapidité, de sécurité et de simplicité. La plupart des entreprises paient des frais de licences pour des outils tiers pour répondre à ce besoin.
N’oubliez pas que vous avez la possibilité de synchroniser vos calendriers sur tous vos appareils (ordinateur, tablette, smartphone) en utilisant l’application Google Agenda.
Google Workspace : La solution intégrée pour vos signatures électroniques
Bonne nouvelle! Google Workspace intègre désormais une fonctionnalité de signature électronique qui vous permet de :
- Demander et ajouter des signatures électroniques légalement conformes directement dans Google Docs, Drive et Gmail.
- Rédiger des contrats et faire signer des documents Google Docs et PDF.
- Suivre l’état des signatures et consulter l’historique des contrats signés.
À noter que l’utilisation de cette fonctionnalité est soumise à certaines conditions d’utilisation.
Comment fonctionne l'outil de signature électronique de Google Workspace?
Ajouter une signature électronique sur un fichier Google Docs ou un PDF
Si vous respectez les critères d’éligibilité à cette fonctionnalité, vous pouvez ajouter une signature électronique depuis un fichier Google Docs, via l’onglet “Outils”
*
Vous pouvez également ajouter une signature électronique à partir d’un fichier PDF se trouvant dans Google Drive, via le menu (⋮) .*
*
*À noter que cette fonctionnalité est encore en mode bêta, affectant ainsi sa disponibilité pour certains utilisateurs.
Ajouter jusqu’à 10 signataires et identifiez clairement les champs à remplir
Ajoutez les signataires requis à votre document. Il est possible d’ajouter jusqu’à 10 signataires et de leur attribuer un libellé pour les identifier dans le document afin de pouvoir facilement repérer les champs à remplir.
Générer un fichier PDF à partir du document
Lorsque les signataires sont ajoutés, un fichier PDF est généré à partir du document et partagé avec les signataires avec un accès en lecture seule. Vous pouvez trouver ce fichier dans la section Mon Drive.
Verrouiller le fichier PDF pour éviter toute modification avant la signature.
Une fois que vous avez cliqué sur Demander une signature, le fichier PDF est verrouillé pour éviter toute modification avant que les signataires ne puissent répondre à la demande de signature électronique.
Suivre l'état des demandes de signature dans la barre latérale de droite.
Il est également possible de consulter l’état d’une demande pour un fichier spécifique dans la barre latérale de droite.
Remplir les champs obligatoires en tant que signataire
Les signataires de vos documents seront en mesure de remplir les informations demandées. Dans le cas où plusieurs signataires doivent signer, ils seront en mesure de voir les autres champs, mais ne pourront pas les remplir pour les autres signataires.
Lorsqu’un signataire aura terminé de remplir tous les champs obligatoires, il devra accepter les conditions d’utilisation du service.
Suivi des activités de signature électronique
Google Workspace vous permet de suivre facilement l’état de vos demandes de signature :
Notifications par courriel : Recevez des notifications à chaque étape du processus (envoi de la demande, signature complétée).
PDF avec historique des activités : Un PDF avec le détail des activités de signature est joint à chaque courriel de notification.
Fonctionnalités à venir : Faites entendre votre voix!
Bien que l’outil de signature électronique de Google Workspace soit déjà très performant, de nouvelles fonctionnalités sont à développer. Nous profitons de cette occasion pour rappeler à tous les utilisateurs Google Workspace l’importance de partager ses idées et ses requêtes de fonctionnalités afin d’améliorer nos outils de travail collaboratif.
Vous pouvez envoyer vos demandes et recueillir des votes via le groupe Feature Ideas de Google Workspace: https://www.googlecloudcommunity.com/gc/Feature-Ideas/gh-p/workspace-ideas-group
D’ailleurs, n’hésitez pas à aller voter pour ma demande déjà créée! Celle-ci mentionne entre autres l’ajout d’une fonctionnalité de création d’un dossier “Documents signés” dans Google Drive afin de mieux regrouper tous ses documents signés électroniquement.
Vous n'avez pas trouvé ce que vous cherchiez ?
Aucun soucis! Envoyez-nous directement votre question à l'aide de notre formulaire de contact. Nous nous ferons un plaisir de vous répondre.
Contactez-nous
